VNPT Kon Tum

Giải pháp CNTT

Hệ thống quản lý văn bản điều hành (VNPT iOffice)

07-15-2021 16:10:40 GMT+7

Hệ thống quản lý văn bản điều hành (VNPT iOffice) là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ

1. Giới thiệu

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử. Giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp thực hiện hóa mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ.

2. Tính năng hệ thống

Phiên bản Web

Phiên bản Mobile

A. Module Quản lý văn bản

- Khởi tạo văn bản đến (có chức năng tích hợp với máy scan)

- Dự thảo văn bản đi

- Dự thảo văn bản đi của cơ quan, đơn vị

- Dự thảo văn bản ủy quyền của Chủ tịch UBND tỉnh cho thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh ký

- Xử lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đến

- Văn bản vào sổ

- Dự thảo

- Chờ xử lý

- Đã ban hành

- Đã xử lý

- Xử lý văn bản đi (có chức năng chỉnh sửa online và ký số trên văn bản đi)

- Quản lý văn bản đi

- Dự thảo

- Chờ xử lý

- Đã xử lý

- Đã ban hành

- Ký, phát hành văn bản ủy quyền của chủ tịch UBND tỉnh cho Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh

- Ký sao y của văn thư

- Quản lý văn bản đã xử lý

- Quản lý văn bản thu hồi (QĐ 28/2018/QĐ-TTg)

- Quản lý văn bản trả lại (QĐ 28/2018/QĐ-TTg)

- Quản lý văn bản thay thế (QĐ 28/2018/QĐ-TTg)

- Quản lý văn bản cập nhật (QĐ 28/2018/QĐ-TTg)

- Văn bản ủy quyền

- Văn bản thông báo

- Văn bản xem để biết (theo dõi)

- Tra cứu văn bản

- Quản lý sổ văn bản

- Quản lý sổ văn bản đến

- Quản lý sổ văn bản đi

- Quản lý đơn vị bên ngoài

- Khai báo nhóm đơn vị ban hành

- Khai báo nhóm cá nhân nhận xử lý

- Ủy quyền

B. Module Quản lý công việc

- Giao việc

- Quản lý công việc đơn vị

- Xin gia hạn

- Tạo công việc con

- Quản lý công việc cá nhân

- Xin gia hạn

- Tạo công việc con

- Quản lý công việc đã giao

- Đôn đốc

- Gia hạn

- Quản lý công việc lưu tạm

- Báo cáo đơn vị

- Báo cáo cá nhân

- Báo cáo tổng hợp cá nhân

- Báo cáo tổng hợp đơn vị

- Báo cáo chi tiết cá nhân

- Báo cáo chi tiết đơn vị

C. Module Văn bản chỉ đạo

- Khởi tạo văn bản chỉ đạo

- Phát hành văn bản chỉ đạo

- Nhiệm vụ đã giao

- Văn bản dự thảo

- Văn bản chờ xử lý

- Văn bản chưa phát hành

- Văn bản đang theo dõi

- Gia hạn chủ động

- Duyệt gia hạn

- Đôn đốc

- Duyệt văn bản phúc đáp

- Yêu cầu phúc đáp lại

- Văn bản đã hoàn thành

- Văn bản xem để biết

- Nhiệm vụ được giao

- Văn bản chờ xử lý

- Tạo văn bản phúc đáp

- Xin gia hạn

- Văn bản đã xử lý

- Văn bản đã hoàn thành

- Văn bản phúc đáp chờ xử lý

- Văn bản phúc đáp đã xử lý

- Báo cáo văn bản chỉ đạo được giao

D. Module Quản lý hồ sơ công việc

- Hồ sơ công việc cá nhân

- Hồ sơ công việc được chuyển giao

- Hồ sơ công việc được chia sẻ

- Module Hồ sơ lưu trữ

- Tạo hồ sơ lưu trữ

- Quản lý hồ sơ lưu trữ

- Cập nhật hồ sơ lưu trữ

- Tra cứu hồ sơ lưu trữ

E. Module Quản lý lịch đơn vị

- Lịch đơn vị

- Đăng ký phòng họp

- Đăng ký lịch công tác

- Lịch công tác lãnh đạo

- Cấu hình ủy quyền khai báo lịch công tác cho lãnh đạo

- Lịch trực lãnh đạo

- Quản lý phòng họp - thiết bị

F. Module Thông tin điều hành

- Gửi thông tin điều hành

- Thông tin điều hành đã nhận

- Tạo nhóm người nhận

G. Module tích hợp Email/SMS

- Quản lý danh sách nhóm người nhận

- Quản lý gửi Email/SMS

H. Module Quản lý danh bạ và thông tin cá nhân

- Tra cứu danh bạ theo cấu hình

- Thông tin cá nhân

- Cập nhật thông tin cá nhân

- Xem thông tin quyền

- Cấu hình thông báo

M. Module Quản trị hệ thống

- Cấu hình đếm menu hệ thống

- Khai báo đơn vị

- Khai báo quyền hệ thống

- Khai báo người dùng

- Khai báo Người dùng - Role

- Khai báo nhóm người dùng

- Khai báo nhóm xử lý

- Khai báo đơn vị - Nhân sự

- Khai báo tham số hệ thống

- Tra cứu lịch sử hệ thống

- Khai báo thông tin của đơn vị

- Khai báo thông tin gửi Email/SMS

- Quản lý văn bản đã hủy

- Quản lý ủy quyền

- Cấu hình liên thông văn bản với trục LGSP tỉnh

N. Module Quản trị luồng văn bản

- Khai báo luồng xử lý văn bản

- Gán quyền khởi tạo luồng quy trình

- Khai báo hàm lấy danh sách người nhận

- Quản lý danh mục

- Hình thức văn bản

- Lĩnh vực

- Độ khẩn

- Độ mật

- Hình thức chuyển

E. Module app mobile

- Văn bản đến

- Văn bản đến chờ xử lý

- Văn bản đến đã xử lý

- Văn bản đi

- Văn bản đi cần xử lý

- Văn bản đi đã xử lý

- Văn bản đi đã phát hành

- Ký sim PKI

- Ký SmartCA

- Văn bản đánh dấu

- Văn bản xem để biết

- Tra cứu văn bản

- Danh bạ

- Quản lý lịch đơn vị

- Lịch họp đơn vị

- Đăng lý lịch họp

- Quản lý công việc

- Công việc được giao

- Công việc đã giao

- Tạo mới công việc

- Thông tin điều hành

- Thông tin điều hành nhận

- Thông tin điều gửi

- Cài đặt hệ thống

- Thông tin cá nhân

- Đổi mật khẩu

- Thiết lập mặc định

J. Module API chia sẻ dữ liệu Kho cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh

- API Chia sẻ dữ liệu danh sách văn bản đến

- API Chia sẻ dữ liệu danh sách văn bản đi

- API Chia sẻ dữ liệu danh sách đơn vị

- API Chia sẻ dữ liệu log văn bản

- API Chia sẻ dữ liệu lịch công tác, lịch làm việc

K. Module Kết nối, liên thông gửi nhận văn bản với phần mềm Digital Office của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

- Thực hiện kết nối gửi nhận văn bản điện tử với phần mềm Digital Office của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đi

- Văn bản đánh dấu

- Văn bản xem để biết

- Tra cứu văn bản

- Danh bạ

- Lịch đơn vị

- Quản lý công việc

- Thông tin điều hành

- Cài đặt hệ thống

- Đăng xuất

3. Đặc tính của hệ thống

- Hệ thống chạy Online trên nền tảng Web, có App chạy trên Mobile.

- Khả năng truy cập và hiển thị tốt trên mọi thiết bị với các kích thước màn hình khác nhau.

- Khả năng mở rộng: Triển khai tất cả mô hình tổ chức khác nhau, không giới hạn số lượng phân cấp.

- Kết nối liên thông và truyền dẫn dữ liệu theo chuẩn định dạng dữ liệu edXML.

- Tích hợp đầy đủ các giải pháp ký số hiện có: Token/SmartCard; Sign Server – VNPT Ký số (Cặp khóa, chứng thư lưu trên thiết bị ký số tập trung HSM); Mobile PKI.

- Cho phép thông báo theo thời gian thực, tập trung các thông tin cần xử lý để người dùng tiện theo dõi: Thông báo trên Web, Email, SMS.

- Tích hợp với máy Scan để quét văn bản giấy.

- Chỉnh sửa văn bản online.

- Xem file văn bản trực tuyến.

- Tìm kiếm nhanh, tìm kiếm thông minh trong nội dung văn bản (Fulltext search).

- Cho phép cấu hình đa quy trình, phân công, phân quyền sử dụng đến từng cá nhân một cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trò khác nhau.

- Các chức năng phong phú, đơn giản, dễ sử dụng. Tích hợp chức năng điều hành, quản lý lịch họp và lịch công tác.

- Áp dụng luồng quy trình động, khi thay đổi nghiệp vụ chỉ cần vẽ lại luồng quy trình.

- Trao đổi trực tuyến (Chat).

4. Lợi ích

- Liên thông 4 cấp với VPCP (Nghiệp vụ theo QĐ: 28/QĐ-TTg).

- Điều hành và quản lý làm việc mọi lúc, mọi nơi trên máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh, ...

- Phân phối văn bản đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại gửi văn bản thủ công nhằm tiết kiệm thời gian chi phí.

- Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời.

- Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý.

- Nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao.

- Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc.

- Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân.

- Quản lý các công việc rõ ràng, minh bạch.

- Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả.

- Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng.

5. Giá cước thuê dịch vụ trên địa bàn tỉnh Kon Tum

STT

Gói cước

ĐVT

Giá cước

(đồng/tháng)

Gói cước cơ bản (Từ 1 – 10 tài khoản)

Gói

210.000

Thuê theo tài khoản

Tài khoản

21.000

Lưu ý:

- Giá cước trên: Chưa bao gồm thuế VAT (10%).

- Dung lượng lưu trữ trong thời gian sử dụng dịch vụ cho 01 người dùng là 500MB. Đối với khách hàng có nhu cầu mở rộng lưu trữ của hệ thống, giá cước/tháng áp dụng tương tự VNPT Cloud.

- Giá cước không bao gồm: (1) Chi phí triển khai; (2) Chi phí hạ tầng truyền dẫn của khách hàng; (3) Chi phí tại địa bàn (Khảo sát, lắp đặt, …) của khách hàng; (4) SMS Brandname; (5) Thiết kế, tùy chỉnh, phát triển chức năng mới theo yêu cầu của khách hàng; (6) Chuyển đổi dữ liệu; (7) Mã nguồn; (8) Cài đặt, đào tạo và các chi phí hỗ trợ triển khai phần mềm khác.

- Trường hợp khách hàng mua phần mềm trọn gói: Khảo sát, thống nhất phương án phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

- Đối với khách hàng có nhu cầu mở rộng lưu trữ của hệ thống giá cước/tháng như sau: